Følgende liste er et minimumskrav for utfylling av reiseregninger:
1. Reiseregninger, honorarkrav og utgiftsrefusjon skal skal være tydelig og godt utfylt med «arrangement/oppdrag», «gren» (kan benytte forkortelse), «dato/periode» fra og til, «sted».
2. Visma.net Employee er appen som kun skal benyttes til å ta bilde av kvitteringer som skal legges ved reiseregninger, utgiftssrefusjoner.
3. Avdeling (to siffer) og prosjektnummer (5 siffer)
må alltid fylles ut.
4. Refusjonskrav fra reise/opphold kan kun sendes inn etter reisen er gjennomført.
5. Ved kjøring skal det oppgis dato for kjøring og fullstendig adresse fra sted og til sted. Kjører man tilbake skal det også oppgis med adresse eller t/r. Har man med passasjer og krever passasjertillegg skal fullt navn på passasjer oppgis.
6. For at kvitteringen skal være gyldig må den være leselig og inneholde dato, beløp og hva man har handlet. En kvittering som er har dålig oppløsning, uskarp og mangler opplysninger, anses som en ugyldig kvittering. Separat kvittering for korttransaskjon (kjøp med kort) er ikke en gyldig kvittering. Dette er kun en kvittering på utført betaling, der det ikke fremkommer hva som er kjøpt.
7. Dato på utlegg i reiseregningen skal samsvare med datoen på kvitteringen.
8. Dato på honorar i reiseregningen, benyttes datoen da oppdraget er utført.
9. Krever man refusjon av utlegg fra besøk på kafe, bakeri, restaurant, bestilt pizza, annen ta med hjem mat skal fullt navn på alle som har spist oppgis.
10. Alt som gjelder samme reise sendes inn på en og samme reiseregning. Både reise, honorar og utlegg.
11. I utgangspunktet skal hver og en sende inn sin egen reiseregning. Ved unntak skal det oppgis fullt navn på vedkommende man har lagt ut for.
Utbetaling skjer 10. og 25. hver måned.
